Το ψηφιακό οικοσύστημα ενημέρωσης, εξυπηρέτησης και συνεργασίας του Εκπαιδευτικού Οργανισμού Τουριστικών Σπουδών ΑΝΚΟ
Ψηφιακό Εκπαιδευτικό Οικοσύστημα ΑΝΚΟ
Η RDC Informatics ολοκλήρωσε την ανάπτυξη της πλατφόρμας ψηφιακής ενημέρωσης και συνεργασίας ANKO Students’ Portal για τον Εκπαιδευτικό Οργανισμό Τουριστικών Σπουδών ΑΝΚΟ, μέσω του τμήματος Web & Mobile Development.
Το έργο σχεδιάστηκε ως κύριο εργαλείο παροχής υπηρεσιών ψηφιακής εξυπηρέτησης, ενημέρωσης και συνεργασίας της ΑΝΚΟ και βασίστηκε στο Soft1EDU και στην πλατφόρμα MELO – School Dashboard της RDC Informatics.
Η ΑΝΑΓΚΗ
Αυτοματοποίηση ενημέρωσης και συνεργασίας για έναν εκπαιδευτικό οργανισμό τουριστικών σπουδών
Η ΑΝΚΟ είχε ανάγκη από ένα ψηφιακό περιβάλλον που θα μπορούσε να αυτοματοποιήσει βασικές, επαναληπτικές και χρονοβόρες διαδικασίες μεταξύ διοικητικού προσωπικού, εκπαιδευτικού προσωπικού και σπουδαστών.
Το ζητούμενο δεν ήταν απλώς η δημιουργία ενός καναλιού ενημέρωσης, αλλά η ανάπτυξη ενός Students’ Portal που θα λειτουργεί ως καθημερινό εργαλείο εξυπηρέτησης, επικοινωνίας και συνεργασίας για όλους τους εμπλεκόμενους ρόλους του εκπαιδευτικού οργανισμού.
Παράλληλα, η πλατφόρμα έπρεπε να εξυπηρετεί τις διαφορετικές οργανωτικές ανάγκες των δομών Ι.ΙΕΚ και Κέντρου Δια Βίου Μάθησης, καθώς και ειδικές παραμέτρους λειτουργίας του ΙΕΚ βάσει των προδιαγραφών του ΕΟΠΠΕΠ.
Η ΛΥΣΗ
ANKO Students’ Portal βασισμένο σε MELO-Soft1EDU και MELO – School Dashboard
Για την υλοποίηση της δράσης σχεδιάστηκε και αναπτύχθηκε το πληροφοριακό σύστημα ANKO Students’ Portal. Η εφαρμογή βασίστηκε στο MELO – School Dashboard, web add-on software module του Soft1EDU, και αξιοποίησε τα δεδομένα της μηχανογράφησης του εκπαιδευτικού οργανισμού.
Η ΑΝΚΟ είχε ήδη μηχανογραφηθεί με το Soft1EDU, ολοκληρωμένο σύστημα διαχείρισης σπουδαστών (Student Information System – SIS) που βασίζεται στο ERP/CRM σύστημα της SoftOne. Η διαχείριση των εμπλεκόμενων χρηστών και των δικαιωμάτων πρόσβασης πραγματοποιείται μέσα από το Soft1EDU.
Το ANKO Students’ Portal λειτουργεί σε δύο ηλεκτρονικές διευθύνσεις, iek.anko.edu.gr και kek.anko.edu.gr, για την εξυπηρέτηση σπουδαστών και καθηγητών των δομών Ι.ΙΕΚ και Κέντρου Δια Βίου Μάθησης αντίστοιχα.
Με την είσοδο κάθε χρήστη, το σύστημα αναγνωρίζει τον ρόλο και την ταυτότητά του και ενεργοποιεί role-based personalization, παρέχοντας τις κατάλληλες πληροφορίες και δυνατότητες ανά ομάδα χρηστών.
Λειτουργίες ανά ρόλο
Για τους σπουδαστές
- Ενημέρωση για τα στοιχεία της τρέχουσας εγγραφής, όπως έτος σπουδών, εξάμηνο, ειδικότητα, τμήμα, μαθήματα και υπεύθυνοι καθηγητές.
- Πρόσβαση σε πρόγραμμα μαθημάτων, διαγωνισμάτων, προόδων και ενημερωτικών σεμιναρίων.
- Παρακολούθηση ακαδημαϊκής αξιολόγησης, βαθμών, απουσιών και σχετικών πληροφοριών φοίτησης.
- Λήψη προσωπικών ή ομαδικών μηνυμάτων από διοικητικό ή ακαδημαϊκό προσωπικό μέσω in-app notifications, SMS και e-mails.
- Ενημέρωση για νέα, ανακοινώσεις και διαθέσιμες θέσεις εργασίας μέσα από το γραφείο σταδιοδρομίας της ΑΝΚΟ.
- Πρόσβαση σε χρήσιμα έντυπα και πληροφοριακό υλικό της σχολής και δυνατότητα άμεσης επικοινωνίας με τα αρμόδια τμήματα.
- Συμπλήρωση ηλεκτρονικών ερωτηματολογίων αξιολόγησης στο πλαίσιο του ποιοτικού ελέγχου των παρεχόμενων εκπαιδευτικών υπηρεσιών.
Για τους καθηγητές / ακαδημαϊκό προσωπικό
- Ενημέρωση για τα τμήματα στα οποία διδάσκουν, τα μαθήματα και τους σπουδαστές ανά τμήμα.
- Πρόσβαση στο πρόγραμμα μαθημάτων, διαγωνισμάτων, προόδων και ενημερωτικών σεμιναρίων που τους αφορούν.
- Παρακολούθηση της ακαδημαϊκής αξιολόγησης των μαθητών και καταχώρηση νέων αξιολογήσεων.
- Παρακολούθηση και καθημερινή καταχώρηση απουσιών στις διδακτικές ώρες.
- Αποστολή και λήψη προσωπικών ή ομαδικών μηνυμάτων προς μαθητές ή διοικητικό προσωπικό μέσω in-app notifications, SMS και e-mails.
- Πρόσβαση σε χρήσιμα έντυπα και πληροφοριακό υλικό μέσω teachers’ download center και δυνατότητα συμπλήρωσης ηλεκτρονικών ερωτηματολογίων αξιολόγησης.
Για το διοικητικό προσωπικό
- Αποστολή και λήψη προσωπικών ή ομαδικών μηνυμάτων προς μαθητές ή ακαδημαϊκό προσωπικό.
- Δημοσίευση νέων, ανακοινώσεων της ΑΝΚΟ και διαθέσιμων θέσεων εργασίας.
- Δημοσίευση χρήσιμων εντύπων και πληροφοριακού υλικού της σχολής.
- Ανάθεση tasks για τη συμπλήρωση ερωτηματολογίων αξιολόγησης από μαθητές ή ακαδημαϊκό προσωπικό.
ΤΑ ΟΦΕΛΗ
Λειτουργίες και οφέλη από το ANKO Students’ Portal
Το ANKO Students’ Portal αναβάθμισε τον τρόπο ενημέρωσης και επικοινωνίας της ΑΝΚΟ με σπουδαστές, καθηγητές, γονείς-κηδεμόνες ή HR managers και διοικητικό προσωπικό, δημιουργώντας ένα ενιαίο ψηφιακό περιβάλλον εξυπηρέτησης και συνεργασίας.
- Πλήρης αυτοματοποίηση βασικών ροών ενημέρωσης και επικοινωνίας.
- Άμεση πρόσβαση σε στοιχεία φοίτησης, βαθμούς, απουσίες και πρόγραμμα μαθημάτων σε πραγματικό χρόνο.
- Μείωση της χειροκίνητης ενασχόλησης του διοικητικού προσωπικού με επαναλαμβανόμενες ενημερώσεις.
- Στοχευμένη πληροφόρηση ανά ρόλο χρήστη μέσω role-based personalization.
- Ενοποίηση επικοινωνίας μέσα από in-app notifications, SMS και e-mails.
- Υποστήριξη διαφορετικών δομών του οργανισμού, Ι.ΙΕΚ και Κέντρου Δια Βίου Μάθησης, μέσα από διακριτές δικτυακές πύλες.
- Ενίσχυση της ποιότητας υπηρεσιών μέσα από ηλεκτρονικά ερωτηματολόγια αξιολόγησης.
- Σύνδεση του ψηφιακού portal με τη μηχανογράφηση εκπαίδευσης μέσω Soft1EDU.
Η ΑΠΟΔΟΧΗ
Σύμφωνα με το αρχικό case study, η εφαρμογή ANKO Students’ Portal έγινε δεκτή με ενθουσιασμό από όλους τους εμπλεκόμενους στο εκπαιδευτικό οικοσύστημα της ΑΝΚΟ και αποτελεί αναπόσπαστο κομμάτι της λειτουργίας της.
Οι ροές ενημέρωσης και επικοινωνίας διευθετούνται μέσα από την εφαρμογή γρήγορα, άμεσα και χωρίς λάθη, ενώ οι πληροφορίες βαθμών, απουσιών και φοίτησης είναι διαθέσιμες σε πραγματικό χρόνο χωρίς την παραμικρή ενασχόληση του διοικητικού προσωπικού της σχολής.
ΚΑΙΝΟΤΟΜΙΑ & ΠΡΩΤΟΤΥΠΙΑ
Η καινοτομία του έργου βρίσκεται στον συνδυασμό μηχανογράφησης εκπαίδευσης, Students’ Portal και role-based personalization σε ένα λειτουργικό ψηφιακό οικοσύστημα. Το MELO – School Dashboard λειτουργεί ως web add-on του Soft1EDU και αναβαθμίζει τον τρόπο με τον οποίο ο εκπαιδευτικός οργανισμός εξυπηρετεί και ενημερώνει τους χρήστες του.
Το έργο αποτελεί χαρακτηριστικό παράδειγμα ψηφιακού μετασχηματισμού εκπαιδευτικού οργανισμού, καθώς συνδέει τα δεδομένα του SIS με προσωποποιημένη πρόσβαση και στοχευμένες υπηρεσίες ενημέρωσης, επικοινωνίας και συνεργασίας.
ΟΙ ΟΡΓΑΝΙΣΜΟΙ
Εκπαιδευτικός Οργανισμός Τουριστικών Σπουδών ΑΝΚΟ
Το Studio One Institute of Fitness είναι εκπαιδευτικός φορέας Fitness, ο οποίος εκπαιδεύει και πιστοποιεί σε ειδικότητες που εντάσσονται στον κλάδο των γυμναστηρίων. Το έργο συνδέεται με το όραμα μεταφοράς γνώσης σε νέους και νέες που θέλουν να ασχοληθούν επαγγελματικά με το Fitness.
RDC Informatics
Η RDC Informatics ανέλαβε την ανάπτυξη της πλατφόρμας μέσω του τμήματος Web & Mobile Development, αξιοποιώντας το MELO-DigitalSchool, το MELO-Assessment Manager και την τεχνογνωσία της σε πλατφόρμες e-learning και συστήματα τηλεκπαίδευσης.
